Opis przedmiotu zamówienia na film albo zdjęcia – czego zwykle brakuje

Przez dwa lata przeszliśmy przez siedem postępowań dla jednego zamawiającego i przeczytaliśmy kilkanaście opisów przedmiotu zamówienia na zdjęcia, filmy i podcasty. Widać w nich powtarzalny wzór: najlepiej opisane są rzeczy oczywiste, a najgorzej te, które później decydują o tym, czy instytucja może w ogóle opublikować gotowy materiał. Poniżej lista punktów, których brak najczęściej wychodzi dopiero po odbiorze.

To jest doświadczenie wykonawcy, nie porada prawna. Konkretne zapisy warto skonsultować z radcą prawnym albo z komórką zamówień publicznych.

Termin: liczony od czego i w jakich dniach

Najczęstsza usterka. „Materiał w ciągu 14 dni” nie mówi, czy dni są robocze, czy kalendarzowe, ani od czego biegną: od wydarzenia, od akceptacji scenariusza, czy od przekazania materiałów przez zamawiającego. Przy dwutygodniowym terminie to różnica czterech dni roboczych, czyli całego etapu montażu.

Dobrze rozpisany rytm dostaw wygląda tak i naprawdę da się w nim pracować:

• doba po wydarzeniu – pierwsza partia zdjęć po podstawowej obróbce trafia do zamawiającego,
• 1 dzień roboczy – zamawiający wybiera kadry, my oddajemy je po końcowej obróbce,
• 5 dni roboczych – komplet materiału fotograficznego,
• 14 dni roboczych – gotowa wideorelacja,
• 5 dni przed zdjęciami – uzgodniony scenariusz opisowy.

Warto też zapisać, ile czasu ma zamawiający na akceptację. Bez tego cały bufor zjada jedna nieodebrana wiadomość. Najkrótszy termin, jaki obsłużyliśmy, to sześć dni od zejścia z planu do oddania kompletu – da się, ale tylko wtedy, gdy osoba akceptująca jest wskazana z imienia i nazwiska.

Parametry plików zamiast „wysokiej jakości”

„Wysoka jakość” nie jest kryterium, którego da się dotrzymać albo nie dotrzymać. Parametry są. W dobrych opisach widzieliśmy komplet: TIFF i JPG, minimum 300 dpi, minimum 4288×2848 px, dodatkowo wersja poglądowa 1024×768 px w 72 dpi. Dla wideo: Full HD 1920×1080 i przepływność 28 albo 50 Mb/s.

Uwaga praktyczna: jeżeli wpiszecie Full HD, dostaniecie Full HD, choćby materiał był nagrany w 4K. My oddajemy wyżej, ale wykonawca nie ma takiego obowiązku, a za dwa lata z archiwum nie da się już wyciągnąć rozdzielczości, której nie zamówiono. Jeżeli materiał ma żyć dłużej niż jedną kampanię, warto zamówić także pliki źródłowe.

Dostępność cyfrowa wpisana w zakres, a nie doklejona na końcu

Podstawa jest twarda: art. 100 ust. 1 Prawa zamówień publicznych nakazuje uwzględnić w opisie przedmiotu zamówienia wymagania w zakresie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, gdy zamówienie jest przeznaczone do użytku osób fizycznych. Do tego art. 4 ust. 3 ustawy z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności wprost każe określić warunki dostępności w treści umowy przy zlecaniu zadań finansowanych ze środków publicznych.

Standardem dla multimediów jest WCAG 2.1 na poziomie AA – wykaz kryteriów stanowi załącznik do ustawy z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej. Dwa wyłączenia, o których warto pamiętać: ustawy nie stosuje się do multimediów nadawanych na żywo ani do opublikowanych przed 23 września 2020 r. Ale nagranie z transmisji to już inna sprawa – art. 5a daje na jego dostosowanie 14 dni od zakończenia nadawania, a w uzasadnionych przypadkach nie więcej niż dwa miesiące.

W projektach finansowanych z funduszy europejskich obowiązują dodatkowo Standardy dostępności dla polityki spójności 2021–2027. Wymagają między innymi audiodeskrypcji wszędzie tam, gdzie informacja niesiona obrazem jest istotna dla odbiorcy.

I rzecz, której nie widać w przepisach, a która rozstrzyga o kosztach: tłumaczowi polskiego języka migowego trzeba zostawić miejsce w kadrze już przy nagraniu. Doklejony na końcu albo zasłania to, co w scenie najważniejsze, albo wymusza przemontowanie całości. To samo dotyczy napisów rozszerzonych i audiodeskrypcji do skróconych wersji materiału – jeżeli mają być, muszą być wpisane do zakresu każdej wersji, nie tylko wersji podstawowej.

Prawa autorskie: pola eksploatacji wypisane z nazwy

Tu przepisy nie zostawiają miejsca na domysły. Art. 41 ust. 2 ustawy o prawie autorskim: umowa obejmuje wyłącznie pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione. Art. 65: jeżeli w umowie nie ma wyraźnego postanowienia o przeniesieniu praw, uznaje się, że twórca udzielił tylko licencji. Art. 66: taka licencja domyślnie wygasa po pięciu latach. Art. 53: przeniesienie praw wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Praktyczny skutek: „wykonawca przekazuje zamawiającemu prawa do materiału” bez wymienionych pól eksploatacji nie wystarczy, żeby legalnie trzymać film na stronie przez dziesięć lat. Pole, bez którego nie da się opublikować materiału w internecie, to publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym – wymienione w art. 50 pkt 3.

Osobno trzeba zapisać prawa zależne (art. 46). Bez tej klauzuli twórca zachowuje wyłączne prawo zezwalania na opracowania, nawet po przeniesieniu całości praw majątkowych – czyli instytucja nie może samodzielnie zrobić skrótu, wersji z napisami ani tłumaczenia.

Wizerunek: kto zbiera zgody i na czyje potrzeby

Art. 81 ust. 1 wymaga zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku. Wyjątki z ust. 2 – osoba powszechnie znana w związku z pełnieniem funkcji publicznych oraz osoba stanowiąca jedynie szczegół całości, na przykład zgromadzenia albo imprezy publicznej – działają przy relacji z konferencji, ale nie przy sesji portretowej.

W opisie powinno paść wprost, kto zbiera zgody i na czyje materiały. W jednym z postępowań, w których pracowaliśmy, zgody zbierał wykonawca, papierowo, w ciągu siedmiu dni, i obejmowały wyłącznie materiały promocyjne zamawiającego. To znaczy, że wykonawca nie może pokazać tych zdjęć nawet we własnym portfolio – i to jest w porządku, o ile obie strony wiedzą o tym przed podpisaniem umowy, a nie po.

Przy udziale dzieci zgodę wyraża przedstawiciel ustawowy. Przy realizacjach z małoletnimi zamawiający zwykle wymaga też zaświadczeń z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym dla całej ekipy – warto zapisać to w warunkach udziału, nie odkrywać dzień przed zdjęciami.

Ujęcia z drona: co naprawdę trzeba mieć

Jeżeli w zakresie jest „ujęcie z powietrza”, to za tym stoi lista formalności, których nie da się załatwić w dniu zdjęć:

• operator bezzałogowego statku powietrznego zarejestrowany w systemie, z numerem naniesionym na dronie,
• pilot z aktualnym certyfikatem kompetencji odpowiednim do kategorii lotu,
• obowiązkowe ubezpieczenie OC – dla dronów o masie od 0,25 do 20 kg obowiązuje od 13 listopada 2025 r., z minimalną sumą gwarancyjną 50 000 SDR, a polisa musi być wystawiona na operatora,
• zgłoszenie lotu do instytucji zapewniającej służby żeglugi powietrznej – od 24 stycznia 2025 r. dotyczy każdego lotu w polskiej przestrzeni,
• zgoda na lot w strefie ograniczonej albo w strefie kontrolowanej lotniska, składana z wyprzedzeniem liczonym w dniach roboczych, nie w godzinach.

Jedna rzecz, której żaden zapis w opisie nie zmieni: w kategorii otwartej nie wolno latać nad zgromadzeniami osób. Zgromadzenie nie jest definiowane liczbą uczestników, tylko tym, że ludzie nie mogą się swobodnie oddalić. Jeżeli w opisie stoi „ujęcia z drona nad publicznością”, to albo zamówienie wymaga kategorii szczególnej i zezwolenia, na które trzeba czekać tygodniami, albo trzeba zmienić opis.

Progi i tryb – stan na 2026 rok

Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania Prawa zamówień publicznych wynosi 170 000 zł netto (wcześniej 130 000 zł). Progi unijne dla usług, przy kursie 4,31 zł ogłoszonym przez Prezesa UZP: 603 400 zł dla administracji centralnej i 930 960 zł dla pozostałych zamawiających, w tym samorządowych. W projektach unijnych zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień do 80 000 zł netto.

Poniżej progu ustawowego zapytanie ofertowe albo rozeznanie rynku wystarczy – ale to nie znaczy, że opis może być krótszy. Znaczy tylko tyle, że nikt go za Was nie sprawdzi przed ogłoszeniem.

Trzy rzeczy, które psują postępowanie

• Kryterium ceny na 100% przy usłudze twórczej. Wybieracie wtedy nie wykonawcę, tylko najniższą stawkę – a różnicę widać dopiero w gotowym materiale. W postępowaniach, w których startowaliśmy, sprawdzał się podział 60% cena i 40% doświadczenie osób skierowanych do realizacji.
• Brak zakazu materiałów ze stocku. Jeden z zamawiających zapisał wprost: „nie dopuszcza się użycia grafik, zdjęć i motywów zaczerpniętych z banków obrazów”. To jedno zdanie odróżnia film zrobiony od filmu złożonego.
• Termin liczony od podpisania umowy przy zamówieniu na wydarzenie, które już ma datę. Jeżeli umowa podpisze się dwa dni przed konferencją, harmonogram przygotowań przestaje istnieć.

Oznaczenia w projektach unijnych

Materiały współfinansowane z Funduszy Europejskich wymagają zestawienia znaków: Funduszy Europejskich, barw Rzeczypospolitej Polskiej, Unii Europejskiej, a w programach regionalnych także herbu województwa. Gdy materiał nie może zawierać zestawienia znaków graficznych, na końcu umieszcza się informację słowną o dofinansowaniu przez Unię Europejską, wyraźnie słyszalną i przez czas adekwatny do długości materiału. Szczegóły są w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta w zakresie informacji i promocji.

Warto wskazać w opisie, kto dostarcza pliki logotypów i w jakim formacie. Wersje z internetu bywają w złej rozdzielczości, a poprawianie oznaczeń po odbiorze to ponowny eksport wszystkich wersji materiału.

Jeżeli przygotowujecie takie postępowanie

Chętnie przejrzymy projekt opisu przedmiotu zamówienia pod kątem wykonalności terminów i kompletności wymagań technicznych – bez zobowiązań i niezależnie od tego, czy potem wystartujemy. To zajmuje nam godzinę, a oszczędza postępowania, które trzeba unieważnić z braku ofert. Co jesteśmy w stanie udokumentować, zebraliśmy na stronie dla instytucji publicznych.