W dniach 12–15 listopada 2025 roku w ZEN.COM EXPO w Jasionce odbyła się pierwsza edycja Podkarpackiego Festiwalu Nauki i Innowacji – największego wydarzenia popularnonaukowego w regionie, organizowanego przez Podkarpackie Centrum Innowacji. Przez pierwsze dwa dni festiwal odwiedziło ponad 7 tysięcy zarejestrowanych uczestników, głównie uczniów i studentów.
Naszym zadaniem były oficjalne materiały wideo z festiwalu. Warunek brzmiał: film z każdego dnia ma być gotowy do publikacji jeszcze tego samego dnia – nie następnego rana, nie w poniedziałek, tylko wieczorem, kiedy zasięgi są największe, a festiwal wciąż trwa. Zdjęcia doszły dopiero czwartego dnia i zamknęły projekt.
Wyzwanie: film tego samego dnia
Relacja z festiwalu tej wielkości to problem logistyczny, nie techniczny. Program biegnie równolegle w kilku strefach, najciekawsze rzeczy dzieją się jednocześnie w różnych miejscach, a materiał, którego nie zarejestrujesz w danej minucie, jest stracony. Do tego dochodzi zegar:
- dwa pierwsze dni festiwalu zamawiający zamówił jako obsługę wyłącznie wideo, z dwoma operatorami dziennie,
- film z każdego dnia miał trafić do klienta gotowy do publikacji, zanim dzień się skończy,
- materiał musiał nadawać się do kanałów PCI, z oznaczeniami projektów finansowanych ze środków unijnych,
- po festiwalu dochodził film podsumowujący z wypowiedziami gości oraz teledysk do social mediów.
Montaż tego samego dnia zmienia sposób pracy na planie. Operator nie kręci „na wszelki wypadek” – kręci pod konkretne miejsce w filmie, bo wie, że za kilka godzin ten materiał trzeba będzie poskładać.
Jak pracowaliśmy
Na planie
- dwóch operatorów wideo z podziałem na strefy – żaden punkt programu nie zostawał bez kamery
- wypowiedzi gości i prelegentów nagrywane na bieżąco, z osobnym torem dźwięku
- przebitki zbierane pod z góry ustaloną strukturę filmu dziennego
- grafiki i animacje przygotowane przed festiwalem, żeby montaż nie czekał na oprawę
Montaż na miejscu
- montażysta pracował w Jasionce przez cały czas trwania festiwalu
- materiał zgrywany i wstępnie selekcjonowany jeszcze w trakcie dnia
- film dzienny zamykany i eksportowany na zakończenie dnia
- klient mógł zgłosić uwagi, zanim ekipa spakowała sprzęt
Po festiwalu
- film podsumowujący całe wydarzenie, z najważniejszymi wypowiedziami
- dynamiczny teledysk do social mediów
- wersje z napisami polskimi, do publikacji bez dźwięku
- osobne przebitki tematyczne, m.in. z wystąpienia dr. Tomasza Rożka
Ponad umowę
- cały surowy materiał z festiwalu przekazany klientowi nieodpłatnie
- umowa wymagała wyłącznie materiałów gotowych do publikacji
- PCI dostało archiwum, do którego może wracać przy kolejnych kampaniach
- uporządkowane według naszego stałego schematu katalogów
Filmy
Film z pierwszego dnia festiwalu trafił na kanał Podkarpackiego Centrum Innowacji jeszcze 12 listopada, a film z drugiego dnia – 13 listopada. Oba powstały w całości na miejscu, w przerwach między kolejnymi punktami programu.
Po festiwalu przygotowaliśmy film podsumowujący całe wydarzenie – z wypowiedziami organizatorów i gości, w wersji z polskimi napisami:
Komplet materiałów wideo, które powstały przy tej realizacji:
| Dzień 1 | Film z pierwszego dnia festiwalu – montaż i eksport na miejscu, publikacja 12.11. |
| Dzień 2 | Film z drugiego dnia festiwalu – ten sam tryb pracy, publikacja 13.11. |
| Film główny | Podsumowanie całego festiwalu z wypowiedziami, wersja 4K z napisami polskimi. |
| Teledysk | Dynamiczny montaż do social mediów, bez narracji. |
| Dzień finałowy | Reportaż z XChallenge i prezentacji nowego eksponatu. |
| Przebitki | Selekcje tematyczne przekazane osobno, m.in. z wystąpienia dr. Tomasza Rożka. |
Zdjęcia: dzień finałowy
Czwarty dzień był w innym klimacie niż reszta festiwalu – mniej wystąpień, więcej zawodów i zwiedzania. To jedyny dzień, w którym zamówiona była też relacja fotograficzna. Najciekawszy punkt tego dnia był poza halą festiwalową: w sąsiadującym z nią Podkarpackim Centrum Nauki Łukasiewicz odbyło się przekazanie nowego eksponatu – makiety silnika lotniczego IAE V2500 od MTU Aero Engines Polska. To jednostka napędowa, która od 1988 roku lata w samolotach ponad 160 przewoźników i napędza część floty Airbusa A320.
Eksponat był podstawiony od rana, więc konferencję dało się obstawić spokojnie. To zdjęcie powstało już po niej: goście podeszli obejrzeć maszynę z bliska, marszałek stanął naprzeciwko wlotu i wyszedł z tego kadr przez wnętrze silnika. Reszta relacji z tego dnia to zwykła robota reporterska – zawody robotów XChallenge, strefy warsztatowe i publiczność.
Efekt
- film z każdego dnia festiwalowego gotowy i opublikowany jeszcze tego samego dnia,
- sześć rodzajów materiału wideo z jednego wydarzenia: dwa filmy dzienne, film główny, teledysk, reportaż z finału i przebitki tematyczne,
- relacja fotograficzna z dnia finałowego, z prezentacją nowego eksponatu centrum nauki,
- cały surowy materiał przekazany klientowi nieodpłatnie, ponad zakres umowy,
- ten sam zespół obsługuje kolejną edycję festiwalu w 2026 roku.
Co z tego wynika dla organizatora
Montaż na miejscu kosztuje więcej pracy w dniu wydarzenia, ale wygrywa dwie rzeczy naraz: materiał trafia do sieci wtedy, kiedy temat jeszcze żyje, a organizator widzi efekt od razu i może poprosić o zmiany, zanim ekipa spakuje sprzęt. Przy wydarzeniu czterodniowym różnica między publikacją tego samego wieczoru a publikacją tydzień później to różnica między relacją a archiwum.
Organizujesz festiwal, konferencję albo cykl wydarzeń i potrzebujesz materiałów szybciej niż „za dwa tygodnie”? Zobacz, jak pracujemy przy produkcjach wideo albo napisz do nas.
Powiązane realizacje
Zdjęcia i wideo: M2 Media. Realizacja dla Podkarpackiego Centrum Innowacji Sp. z o.o. Filmy opublikowane na kanale PCI. Więcej o naszej stałej współpracy z PCI przeczytasz w osobnym case study.